À l’heure où la digitalisation est devenue incontournable, beaucoup de professionnels se questionnent sur l'intérêt d'utiliser Excel ou une solution adaptée pour préparer ses données. Comparer et opposer ces deux outils de travail permet d’exposer les avantages et les inconvénients de chacun d’entre eux. L’objectif de cet article est de vous aider à faire le bon choix quant à l’outil qui améliorera votre productivité, réduira vos coûts et vous permettra d’atteindre les performances que vous recherchez.
Si vous lisez cet article, un outil de préparation de données sera sûrement nécessaire pour aider vos équipes. Nous allons vous présenter notre solution : Tale of Data.
Pour aller plus loin ...
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Data preparation : Excel ou solution de préparation de données ?
Préparer ses données avec Excel
Excel est un excellent outil pour créer des feuilles de calcul, des graphiques et des rapports. Facile d’utilisation, Excel peut être utilisé par tout le monde et permet aux utilisateurs aguerris de créer des fonctions analytiques avancées.
Toutefois, Excel présente des limites quand il s’agit de data preparation
En effet, l'outil n’a pas spécialement été conçu pour traiter les données en quantité et ne permet pas non plus la réutilisation du travail. De plus, des problèmes surviennent lorsque les colonnes contiennent des milliers de valeurs ou lorsqu’il y a de nombreux doublons.
Excel ne permet pas facilement le partage de fichiers et il ne s’inscrit pas véritablement dans un processus d’industrialisation et de fiabilisation des données. Par ailleurs, l’utilisation des filtres est souvent le seul moyen pour trouver des aberrations dans un fichier ; ce qui est long, fastidieux et ne permet aucune industrialisation du procédé.
Préparer ses données avec Tale of Data
Avec l’outil Tale of Data, vous pouvez immédiatement explorer vos données. En effet, la solution scanne toutes vos données structurées en identifiant automatiquement celles qui seraient manquantes, incohérentes ou aberrantes (doublon/triplons/erreurs de saisies…).
De plus, le logiciel génère aussi automatiquement la documentation des traitements (des « flows » dans Tale of Data), ce qui permet facilement de transférer le fichier à toute personne dans l’entreprise. La solution est effectivement orientée “collaboration” et “industrialisation” des traitements. Ce qui n’est pas le cas d’Excel qui est souvent en mode “one shot”.
Ainsi, grâce à cette solution de préparation des données, l’ensemble de vos données est uniformisé pour qu’il soit accessible et compréhensible par tous les collaborateurs. Ces derniers se sentiront alors capables de repérer d’éventuelles informations superflues, d’identifier l’origine d’une donnée, etc.
Le nettoyage des données : manuel ou automatique ?
Nettoyer ses données avec Excel :
Quand vous souhaitez nettoyer, organiser et uniformiser votre tableau Excel, vous devez le faire manuellement. De même, écrire des formules demande une intervention à la main.
Trier, supprimer et ajouter sont des actions qui demandent du temps en sachant que des fautes d’orthographe peuvent se glisser lors de l'ajout de nouveaux éléments, des erreurs de calcul peuvent être introduites par inadvertance, etc.
Nettoyer ses données avec Tale of Data :
Aucune intervention manuelle n’est nécessaire.
La plateforme s’occupe de nettoyer vos données. Grâce aux algorithmes d’intelligence artificielle embarqués dans la solution, les données manquantes, mal formées ou incohérentes sont automatiquement repérées. En effet, le système fait le plus gros du travail en scannant tous les éléments pour ensuite éditer un rapport d’audit de qualité des données.
Des suggestions de corrections peuvent être émises pour vous aider à améliorer votre jeu de données.
Vous pouvez ainsi choisir parmi 100 transformations prêtes-à-l’emploi en quelques clics seulement pour assembler, normaliser, redresser ou enrichir vos données.
La solution permet également de vérifier, fiabiliser et modifier les données dans un laps de temps très court.
Les clients de Tale of Data ont la possibilité de créer des règles métiers dans un langage naturel pour effectuer des contrôles adaptés à leurs besoins sans coder. En d’autres termes, l’utilisateur peut définir des règles de contrôle grâce à notre interface intuitive et facile d’accès avec des menus explicites.
Source de données et importation – uniques ou multiples ?
Importer ses données sur Excel :
L’importation de données dans Excel est limitée. Le tableur Excel permet d’importer :
Des fichiers de type “Échange de Données Informatisé” (EDI), appelés aussi fichiers plats. Ces fichiers contiennent plusieurs enregistrements (des lignes d’entête, des lignes de détails commerciaux, des lignes de factures ou de commandes qui sont séparées les unes des autres par un caractère spécifique (le point-virgule, le séparateur vertical ou pipe(|) ou la tabulation). Le format CSV est l’exemple le plus populaire.
Des fichiers sur SharePoint ou OneDrive.
Des bases de données SQL.
En dehors de ces fichiers, Excel ne permet pas l’importation d’autres types de fichiers.
Il faut aussi souligner qu’Excel ne possède pas de fonction permettant l’ajout de pièces jointes.
Importer ses données sur Tale of Data :
Tale of Data permet d’importer des données provenant de sources diverses et variées soit en lecture tout simplement, soit en écriture. Il s’agit de fichiers CSV, Excel, JSON, XML, etc.
Tale of Data se connecte aussi à un large stockage de fichiers ou bases de données relationnelles, une grande variété de sources de données : stockage analytique, NoSQL, etc. Ce qui permet d'assembler les données, de les préparer et de les uniformiser pour qu’elles soient exploitables sous un format accessible à tous les corps de métier.
Le partage des données : laborieux ou interactif ?
Partager ses données sur Excel :
Une des grandes limites d’Excel est la difficulté à partager les fichiers avec d’autres personnes de l'entreprise. Bien souvent, les données sont partagées par courrier électronique, ce qui peut engendrer la création de multiples versions, des saisies de données erronées, des modifications incompréhensibles pour certains, un manque d’interactivité, une perte de temps…etc. Si le propriétaire du fichier apporte des modifications dans son fichier partagé, les autres collaborateurs doivent attendre l’actualisation des données pour y avoir accès.
Le problème du partage devient difficile quand certaines données ne sont pas visibles. Souvent, un deuxième fichier est créé pour supprimer les lignes ou les colonnes qui ne doivent pas être communiquées. Plus délicat encore est la mise à jour des données des deux côtés, le propriétaire et la personne ayant accès au fichier. Une feuille de calcul partagée peut être personnalisée et, ce qui est parfaitement évident pour un utilisateur, ne l’est pas forcément pour un autre.
Le partage d’un fichier Excel avec une autre personne peut donc :
Engendrer la création de plusieurs versions du fichier
Comporter des modifications incompréhensibles
De plus, aucune traçabilité des données n’est possible. Il est alors difficile de savoir qui a modifié ou supprimé telle ligne ou telle colonne, etc.
Le manque d’interactivité d'Excel ne facilite pas non plus la communication entre les collaborateurs. En effet, l’impossibilité de générer l’envoi de mails d’alerte fait perdre du temps et ne permet pas de réagir en temps réel.
Partager ses données sur Tale of Data :
Tale of Data permet de travailler de façon interactive avec les données. Tous les collaborateurs peuvent échanger, travailler simultanément et directement sur la plateforme. Comme le système est centralisé, toutes les équipes peuvent se retrouver sur un espace de travail dédié, interactif, visuel et sécurisé. Grâce à cet espace, chaque utilisateur peut faire défiler ou filtrer les données dans un environnement automatisé et assisté.
Enfin, avec la génération automatique de la documentation, le travail entre les collaborateurs est simplifié. Ils gagnent du temps et peuvent être plus productifs avec des données actualisées et fiables.
Excel ou Tale of Data - Comment faire son choix ?
En capitalisant sur les données, grâce à une solution de préparation de données, les entreprises réduisent leurs coûts de traitement et acquièrent des données qualitatives dans des délais très courts.
Quelles que soient le nombre de manipulations ou de traitement, Tale of Data permet le suivi et l’historisation. Chaque action réalisée par les utilisateurs est auto documentée par la solution : on y retrouve la notion de “data lineage”.
Ceci étant, Excel reste un excellent outil de travail pour réaliser des tâches légères en matière de gestion des données. Toutefois, ses capacités sont assez limitées et ne permettent pas de voir, par exemple, les opérations effectuées pour nettoyer un ensemble de données.
Autre défaut, il faut enregistrer chaque version et une fois que la feuille de calcul est fermée, il n’existe pas de moyen d’annuler les modifications précédemment apportées. Excel reste donc un très bon outil de bureautique individuel.
Il n’est pas recommandé de l’utiliser comme une solution pour gérer et exécuter des tâches complexes.
Un véritable outil de préparation des données permettra donc :
d’auditer, de redresser et d’enrichir les données,
de les surveiller pour les contrôler et les partager avec le plus grand nombre,
de garantir leur qualité et leur fiabilité à des fins d’analyse et d’automatisation des process.